Personeelswisselingen in Microsoft 365, goed geregeld
Wijchen grenst direct aan de westkant van Nijmegen, dus ons kantoor aan de Roggeweg is dichtbij. Toch hoeven we voor het meeste werk in Microsoft 365 niet langs te komen. Een onderdeel dat vaak onderschat wordt, regelen we helemaal op afstand: het in- en uitschrijven van medewerkers.
Bij een nieuwe medewerker gaat het meestal wel goed, al is het soms op het laatste moment. Bij een vertrek gaat het vaker mis. Het account blijft actief, de licentie loopt door en niemand weet nog waar de bestanden van die persoon staan. Dat kost geld en is een risico, want een account dat niemand meer gebruikt, valt ook niemand op als het wordt misbruikt.
Een nieuwe medewerker, klaar op de eerste werkdag
Laat u ons vooraf weten wie er begint en in welke functie, dan zorgen wij dat alles klaarstaat:
- Een account met de juiste licentie en een e-mailadres op uw domeinnaam
- Lidmaatschap van de juiste groepen, zodat de benodigde Teams en SharePoint-mappen er direct zijn
- Tweefactorauthenticatie, ingesteld bij de eerste keer inloggen
- Een laptop die via Intune automatisch wordt ingericht met de apps en instellingen van uw bedrijf
Dit soort mutaties valt binnen de support op afstand van onze all-in pakketten. Er komt dan een gebruiker bij tegen dezelfde vaste prijs per gebruiker per maand, zonder aparte offerte.
Als een medewerker vertrekt
Bij een vertrek werken we een vaste lijst af. We blokkeren het account op de afgesproken datum en beëindigen actieve sessies. De mailbox zetten we om of dragen we over aan een collega, zodat klanten die nog mailen niet in het niets schrijven. Bestanden uit OneDrive verplaatsen we naar een plek waar het team erbij kan.
Daarna geven we de licentie vrij, zodat u er niet voor blijft betalen. Omdat we een onafhankelijke back-up met 7 jaar retentie maken, blijven de gegevens van de vertrokken medewerker ook daarna terug te halen, bijvoorbeeld als er later een vraag komt over een oud dossier.
Apparaten beheren met Intune
Met Business Premium beheren we laptops, pc’s en telefoons centraal via Intune. Updates worden automatisch geïnstalleerd, de instellingen zijn op elk apparaat gelijk en een apparaat dat kwijtraakt of niet wordt ingeleverd, wissen we op afstand.
Dat maakt ook het omwisselen van een laptop eenvoudiger: een nieuw apparaat richt zich vrijwel vanzelf in. Meer over het beheer van werkplekken leest u bij werkplekbeheer, en een overzicht van wat we verder in Microsoft 365 doen staat bij Microsoft 365 beheer.
Vragen over accounts en apparaten in Wijchen
Kosten personele wijzigingen extra?
Nee. Het aanmaken en afsluiten van accounts valt onder de support op afstand in onze pakketten. U betaalt alleen per gebruiker, dus een nieuwe medewerker betekent een extra gebruiker.
Hoe ver van tevoren moeten we een nieuwe medewerker melden?
Hoe eerder, hoe beter, zeker als er ook een nieuwe laptop nodig is. Meld het bij onze helpdesk, op werkdagen bereikbaar van 8.00 tot 17.30 uur, dan plannen we het in.
Wat gebeurt er als een laptop gestolen wordt?
Meld het direct. Wordt het apparaat beheerd met Intune, dan wissen we de bedrijfsgegevens op afstand en blokkeren we de toegang. Bij een calamiteit buiten kantoortijd is onze storingsdienst 24/7 bereikbaar.
Kunnen ook telefoons van medewerkers in het beheer?
Ja. Met Intune beheren we naast laptops en pc’s ook telefoons, zodat bedrijfsmail en bestanden daarop net zo goed beschermd zijn.
Klaar om ICT van uw bordje te halen?
Vertel ons waar u nu tegenaan loopt. In een gesprek van een uur weet u of wij bij uw organisatie passen, geheel vrijblijvend.