Overstappen naar Microsoft 365 vanuit Beuningen
Beuningen ligt aan de Waal, ten westen van Nijmegen. Voor bedrijven hier is ons kantoor aan de Roggeweg dichtbij, maar voor een migratie maakt afstand weinig uit: het grootste deel van het werk doen we op afstand en buiten uw werktijden.
Een overstap begint meestal bij een omgeving die in de loop der jaren is gegroeid. De e-mail loopt nog via een hostingpartij of een eigen mailserver, bestanden staan op een server of NAS op kantoor en sommige medewerkers bewaren hun werk vooral op hun eigen laptop. Dat werkt, totdat die server aan vervanging toe is of iemand thuis bij een bestand moet.
Microsoft 365 brengt dat samen: zakelijke e-mail via Exchange, bestanden in SharePoint en OneDrive en overleg in Teams. Maar een overstap is meer dan gegevens verhuizen. Het is ook het moment om op te ruimen en een structuur neer te zetten die de komende jaren meegaat.
Hoe een migratie bij ons verloopt
We werken in vaste stappen, zodat u vooraf weet wat er gebeurt en wanneer. Uw medewerkers blijven tijdens de voorbereiding gewoon doorwerken in de oude omgeving.
- Inventarisatie: welke mailboxen, gedeelde adressen, mappen en rechten er zijn, en wat daarvan nog gebruikt wordt
- Ontwerp: een indeling van SharePoint en Teams die aansluit op hoe uw bedrijf werkt, in plaats van de oude mappenstructuur één op één te kopiëren
- Voorsynchronisatie: de postvakken en bestanden zetten we alvast over terwijl de oude omgeving in gebruik blijft
- Overzetten: de definitieve omschakeling plannen we meestal in een weekend of na kantoortijd
- Eerste werkdag: medewerkers loggen eenmalig opnieuw in, wij staan klaar voor vragen en lossen kleine problemen direct op
En de oude server?
Die zetten we niet direct uit. We laten hem een afgesproken periode als terugvaloptie staan en controleren samen met u of alle gegevens op de juiste plek zijn aangekomen. Pas daarna ruimen we hem op, of we zetten hem in voor taken die niet naar de cloud kunnen, zoals een lokaal pakket dat een eigen server nodig heeft.
Heeft u nu een andere ICT-leverancier, dan houden we rekening met de looptijd van dat contract. We plannen de migratie zo dat u niet dubbel betaalt en dat de overdracht netjes verloopt.
Na de overstap: beheer tegen een vaste prijs
Na de migratie blijven wij verantwoordelijk voor de omgeving. We bewaken de instellingen, voeren wijzigingen door en helpen uw medewerkers met vragen over Outlook, Teams of het delen van bestanden. Van alle e-mail, OneDrive, SharePoint en Teams maken we een onafhankelijke back-up met 7 jaar retentie.
Dat alles valt binnen een vaste prijs per gebruiker per maand. Welke versie van Microsoft 365 daarin zit en wat verder is inbegrepen, leest u bij onze all-in pakketten. Meer over onze aanpak vindt u op de pagina over Microsoft 365 beheer.
Vragen over een migratie in Beuningen
Raken we tijdens de overstap e-mail kwijt?
Nee. We synchroniseren de postvakken vooraf en halen vlak voor de omschakeling de laatste berichten op. Mail die tijdens het overzetten binnenkomt, komt gewoon in de nieuwe omgeving terecht.
Hoe lang duurt een migratie?
Dat hangt af van het aantal gebruikers en de hoeveelheid gegevens. Na de inventarisatie krijgt u een planning met een vaste datum voor de omschakeling, zodat u uw medewerkers op tijd kunt informeren.
Kunnen we onze huidige mappenstructuur houden?
Dat kan, maar we raden het zelden aan. Een oude structuur met veel diepe mappen werkt in SharePoint minder prettig. We bespreken samen welke indeling logisch is en zetten de bestanden daarin over.
Wij hebben nog een lopend contract bij een andere partij. Moeten we wachten?
U kunt alvast met ons in gesprek. We stemmen de planning af op de einddatum van uw huidige contract, zodat de overstap aansluit op het moment dat het oude contract afloopt.
Klaar om ICT van uw bordje te halen?
Vertel ons waar u nu tegenaan loopt. In een gesprek van een uur weet u of wij bij uw organisatie passen, geheel vrijblijvend.