In de cloud is niet hetzelfde als veilig bewaard
Malden ligt in de gemeente Heumen, net ten zuiden van Nijmegen. Bedrijven die hier met Microsoft 365 werken, gaan er vaak vanuit dat hun gegevens bij Microsoft in goede handen zijn. Voor de beschikbaarheid klopt dat: de diensten draaien in grote datacenters en vallen zelden uit.
Maar beschikbaarheid is iets anders dan een back-up. Microsoft zorgt dat de omgeving werkt, u bent zelf verantwoordelijk voor de inhoud. Wat een gebruiker verwijdert, overschrijft of versleutelt, wordt keurig gesynchroniseerd naar alle apparaten. Verwijderde items bewaart Microsoft maar een beperkte periode, daarna zijn ze weg.
Wanneer de eigen bewaartermijn van Microsoft te kort is
In de praktijk zijn het zelden spectaculaire rampen. Meestal gaat het om iets wat pas later opvalt:
- Een medewerker ruimt een SharePoint-map op en pas maanden later blijkt dat er een contract in stond
- Ransomware versleutelt bestanden op een laptop, en OneDrive synchroniseert de versleutelde versies
- Een medewerker vertrekt, het account wordt verwijderd en daarmee ook de mailbox met klantcorrespondentie
- Een accountant, verzekeraar of advocaat vraagt om stukken van een aantal jaren terug
In al deze gevallen is de periode waarin Microsoft verwijderde items bewaart te kort, of kunt u er zelf niet goed bij.
Onze back-up: los van Microsoft, zeven jaar terug
Wij maken een onafhankelijke back-up van uw complete Microsoft 365-omgeving: e-mail, OneDrive, SharePoint en Teams. Die staat los van uw eigen omgeving, zodat een fout of aanval daar de back-up niet raakt. De bewaartermijn is 7 jaar.
Moet er iets terug, dan meldt u dat bij onze helpdesk. Wij zoeken het op en zetten het terug, of het nu gaat om een map die vorige week is gewist of om de mailbox van iemand die al jaren weg is. Bij een calamiteit, zoals ransomware, is onze storingsdienst 24/7 bereikbaar.
Deze back-up zit standaard in elk van onze all-in pakketten, tegen een vaste prijs per gebruiker per maand. Heeft u ook nog lokale servers of bestanden buiten Microsoft 365, lees dan meer over online back-up.
Een vaste partner, dicht bij Malden
Ons kantoor aan de Roggeweg in Nijmegen ligt op korte afstand. Het meeste werk rond Microsoft 365 doen we op afstand, en als er iemand langs moet komen, is dat snel geregeld. In Malden werken we onder meer voor Airtest Solutions, dat ons systeembeheer afneemt. Lees hun ervaring.
Naast de back-up beheren we de rest van de omgeving: licenties, rechten, tweefactorauthenticatie en de inrichting van Teams en SharePoint. Hoe we dat aanpakken, leest u bij Microsoft 365 beheer.
Vragen over back-up van Microsoft 365 in Malden
Microsoft heeft toch een prullenbak? Waarom is dat niet genoeg?
De prullenbak en de herstelopties van Microsoft zijn bedoeld voor recente vergissingen. Na een beperkte periode worden items definitief verwijderd. Voor fouten die later opvallen of voor gegevens van jaren terug heeft u een eigen back-up nodig.
Blijven de gegevens van vertrokken medewerkers bewaard?
Ja. Ook als een account is opgeheven en de licentie is vrijgegeven, blijven mail en bestanden binnen de bewaartermijn van 7 jaar in de back-up beschikbaar.
We hebben al een back-up van onze server. Is dit dan nodig?
Een serverback-up neemt meestal geen gegevens mee die in Microsoft 365 staan. Mail, OneDrive, SharePoint en Teams vallen daar dus buiten. Daarvoor is deze back-up bedoeld.
Kunnen we zelf iets terugzetten?
Dat regelen wij voor u. U meldt bij de helpdesk wat u mist en uit welke periode, en wij halen het terug. Zo weet u zeker dat er niets per ongeluk wordt overschreven.
Klaar om ICT van uw bordje te halen?
Vertel ons waar u nu tegenaan loopt. In een gesprek van een uur weet u of wij bij uw organisatie passen, geheel vrijblijvend.