Microsoft 365 voor kantoor, hal en buitendienst
Bemmel ligt in de gemeente Lingewaard, op korte afstand van Nijmegen. Bij veel bedrijven is de ICT ingericht rond het kantoor, terwijl een groot deel van het werk ergens anders gebeurt: in de hal, in de bus of bij de klant. Dan werkt de ene collega met een laptop en twee schermen, en de andere vooral met een telefoon.
Microsoft 365 kan beide groepen goed bedienen, mits het daarop is ingericht. Een monteur die een foto van een klus wil delen of een werkbon moet terugvinden, heeft andere behoeften dan de collega die de planning maakt. Wij kijken daarom eerst hoe het werk verdeeld is, en richten de omgeving daarna in.
Gedeelde mailboxen voor vaste adressen
Adressen als info@, orders@ of planning@ worden vaak door meerdere mensen gelezen. Soms gebeurt dat door een wachtwoord te delen, of doordat alle mail wordt doorgestuurd naar een persoonlijke inbox. Dat is onoverzichtelijk en onveilig: niemand weet wie een mail al heeft beantwoord, en een gedeeld wachtwoord is lastig te beveiligen.
Wij zetten zulke adressen om naar gedeelde mailboxen. Collega’s die erbij moeten, openen de mailbox vanuit hun eigen account, met hun eigen tweefactorauthenticatie. Vertrekt er iemand, dan halen we alleen diens toegang weg en blijft de mailbox gewoon werken.
Werken vanaf de telefoon
Voor mensen die onderweg zijn, is de telefoon hun werkplek. Met Outlook, Teams en OneDrive op de telefoon hebben ze mail, agenda en bestanden bij de hand. Wij zorgen dat dit goed is ingesteld:
- Een Teams-kanaal waarin kantoor en buitendienst snel iets kunnen afstemmen
- Bestanden als tekeningen en werkbonnen in SharePoint, ook op de telefoon te openen
- Een gedeelde agenda, zodat de planning voor iedereen zichtbaar is
- Beheer van telefoons en tablets met Intune, zodat bedrijfsgegevens beschermd blijven
- Bedrijfsgegevens op afstand wissen als een telefoon kwijtraakt
Voor het apparaatbeheer met Intune en de toegangsregels via Entra ID P1 heeft u Business Premium nodig. Dat zit in onze pakketten basic en pro.
Eén aanspreekpunt voor alle collega’s
Of een vraag nu van kantoor komt of van iemand die bij een klant staat: onze helpdesk is op werkdagen bereikbaar van 8.00 tot 17.30 uur en lost het meeste op afstand op. Bij een calamiteit is de storingsdienst 24/7 bereikbaar.
Van alle mail, OneDrive, SharePoint en Teams maken we een onafhankelijke back-up met 7 jaar retentie, zodat ook een per ongeluk gewiste werkbon terug te halen is. De kosten liggen vast per gebruiker per maand, zie de pakketten. Meer over onze aanpak leest u bij Microsoft 365 beheer, en over het beheer van laptops en telefoons bij werkplekbeheer.
Vragen over Microsoft 365 in Bemmel
Kost een gedeelde mailbox een extra licentie?
Een gedeelde mailbox heeft in de regel geen eigen gebruikerslicentie nodig, omdat collega’s hem openen met hun eigen account. Bij de inventarisatie bekijken we per adres wat de beste oplossing is.
Kunnen medewerkers hun eigen telefoon gebruiken?
Dat kan. We maken dan afspraken over welke bedrijfsgegevens op het toestel komen en hoe die beschermd worden, zodat privégegevens privé blijven.
Onze buitendienst heeft weinig bereik op sommige plekken. Werkt het dan nog?
Mail en bestanden die al op de telefoon staan, blijven leesbaar. Zodra er weer verbinding is, wordt alles bijgewerkt.
Moeten jullie hiervoor bij ons langskomen?
Meestal niet. De inrichting doen we op afstand. Voor het uitrollen van nieuwe telefoons of laptops komen we langs als u dat prettig vindt.
Klaar om ICT van uw bordje te halen?
Vertel ons waar u nu tegenaan loopt. In een gesprek van een uur weet u of wij bij uw organisatie passen, geheel vrijblijvend.