Bellers direct op de goede plek
Bemmel hoort bij de gemeente Lingewaard. Of u nu klanten, leveranciers of sollicitanten aan de lijn krijgt, iedere beller wil hetzelfde: snel iemand spreken die hem verder kan helpen. Bij een traditionele centrale gaat de telefoon vaak op één plek over, waarna het gesprek met de hand wordt doorverbonden. Is die persoon in gesprek of met iets anders bezig, dan blijft de beller hangen of hangt hij op.
Met telefonie in de cloud kunt u dat anders regelen. Het gesprek gaat op basis van een keuze van de beller, het tijdstip of de drukte naar de juiste persoon of groep. Wij richten dat met u in en passen het aan zodra uw organisatie verandert.
Een keuzemenu dat helpt in plaats van hindert
Iedereen kent het keuzemenu met zeven opties en drie lagen diep. Zo’n menu stuurt bellers niet, het ergert ze. Een goed menu is kort en logisch, en noemt de keuzes in de woorden van de beller, niet in de namen van uw interne afdelingen. Bij de inrichting denken we daarover met u mee:
- Beperk het aantal keuzes tot wat bellers echt onderscheiden, vaak twee of drie
- Zet de meest gekozen optie vooraan
- Houd de welkomsttekst kort, zodat de beller snel kan kiezen
- Zorg dat er altijd een route is naar een mens
Wachtrijen, openingstijden en vakanties
Zijn alle collega’s in gesprek, dan komt de beller in een wachtrij in plaats van bij een bezettoon. Hij hoort dat hij aan de beurt komt, en het gesprek gaat naar de eerste die vrij is. Na kantoortijd krijgt de beller een passende melding of gaat het gesprek naar een mobiel nummer, bijvoorbeeld voor spoedgevallen.
Openingstijden, feestdagen en vakantiesluitingen past u zelf eenvoudig aan, zonder daarvoor een monteur te hoeven bellen. Wilt u iets structureel veranderen, zoals een nieuwe groep of een extra keuze in het menu, dan regelen wij dat.
Zien hoeveel gesprekken u mist
Hoeveel bellers ophangen voordat ze iemand spreken, weten veel bedrijven niet. Met VoIP ziet u het wel: hoeveel gesprekken er binnenkomen, op welke momenten het druk is en in welke wachtrij bellers afhaken. Daarmee kunt u de bezetting afstemmen op de momenten dat het nodig is, in plaats van op gevoel.
Omdat telefonie over uw netwerk loopt, zorgen we dat gesprekken daar voorrang krijgen; lees meer over netwerkbeheer. Een overzicht van alle mogelijkheden vindt u op de pagina VoIP-telefonie, en in onze pakketten ziet u hoe telefonie samengaat met het beheer van uw overige ICT.
Vragen over VoIP-telefonie in Bemmel
Kunnen we het keuzemenu later nog aanpassen?
Ja. De inrichting ligt niet vast in een apparaat, dus een keuze toevoegen, een tekst vervangen of een groep aanpassen is zo gedaan. Kleine wijzigingen zoals openingstijden doet u zelf; grotere wijzigingen voeren wij voor u door.
Wie spreekt de teksten van het keuzemenu in?
Dat kunt u zelf doen, bijvoorbeeld door een collega met een prettige stem. Wij helpen met de opbouw van de tekst, zodat die kort en duidelijk blijft.
Kunnen collega's die thuiswerken ook in een wachtrij zitten?
Ja. Wie via de app of de laptop belt, kan gewoon deel uitmaken van een groep of wachtrij. Voor de beller maakt het niet uit waar de collega zit die opneemt.
Wat als er buiten kantoortijd een dringende vraag binnenkomt?
Dan kunt u gesprekken na sluitingstijd laten doorschakelen naar een mobiel nummer, of bellers een keuze geven voor spoed. Hoe u dat inricht, bepalen we samen op basis van hoe uw bedrijf werkt.
Klaar om ICT van uw bordje te halen?
Vertel ons waar u nu tegenaan loopt. In een gesprek van een uur weet u of wij bij uw organisatie passen, geheel vrijblijvend.