Een archief dat in de weg zit
In veel bedrijven staat het archief gewoon tussen het lopende werk. Mappen van afgeronde projecten uit tien jaar geleden, scans van oude facturen en een map met de naam oud die niemand durft te verwijderen. Het maakt zoeken trager en het risico groter dat iemand per ongeluk iets aanpast wat allang afgesloten is.
Tegelijk wilt u die gegevens niet kwijt. Denk aan de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor de administratie, of aan dossiers die u voor klanten of garantie wilt kunnen terugvinden.
Een goed ingericht archief maakt beide mogelijk. De dagelijkse mappen blijven overzichtelijk, en wat u moet bewaren staat op een vaste plek, beschermd tegen wijzigingen en terug te vinden wanneer een klant, accountant of de Belastingdienst erom vraagt.
Actief werk en archief gescheiden
Wij brengen in de cloud een duidelijke scheiding aan. Het lopende werk staat in de teamomgevingen waar medewerkers dagelijks in werken. Afgesloten dossiers verhuizen naar een aparte archiefomgeving in SharePoint, die doorzoekbaar blijft maar niet in de weg zit.
- Een vaste plek voor afgeronde projecten en oude jaren
- Archiefmappen alleen-lezen, zodat niemand ze per ongeluk wijzigt
- Toegang tot het archief alleen voor wie dat nodig heeft
- Zoeken op bestandsnaam en inhoud, ook in oude documenten
Zeven jaar terug te halen
Een archief is pas betrouwbaar als het ook veilig is. In al onze all-in pakketten maken we een back-up van uw complete Microsoft 365-omgeving met 7 jaar retentie. Wordt er iets uit het archief verwijderd, bewust of per ongeluk, dan is het nog jaren terug te zetten.
Daarnaast kan databescherming voorkomen dat gevoelige gegevens uit het archief ongemerkt de organisatie verlaten. Dat helpt u aantoonbaar zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens.
Opruimen tijdens de overstap
Gaat u van een eigen server naar de cloud, dan is dat het moment om het archief meteen te ordenen. We bespreken met u welke mappen actief zijn, welke naar het archief kunnen en wat er na de bewaartermijn weg mag. Zo verhuist u geen jaren aan rommel mee.
Malden ligt net ten zuiden van Nijmegen. Het meeste werk doen we op afstand, en voor vragen is de helpdesk op werkdagen tussen 8.00 en 17.30 uur bereikbaar. Meer over de opslag zelf vindt u bij cloudopslag.
Archiveren in de cloud: vragen uit Malden
Hoe lang bewaren jullie back-ups van ons archief?
De back-up van uw Microsoft 365-omgeving heeft een retentie van 7 jaar. Zo is data die in die periode verwijderd is nog terug te halen.
Kost een groot archief niet veel extra opslag?
Dat hangt af van de omvang. Vaak blijkt bij het opruimen dat een flink deel dubbel of overbodig is. We brengen vooraf in kaart hoeveel ruimte u echt nodig heeft.
Kunnen wij papieren archief ook in de cloud zetten?
Gescande documenten kunnen in het digitale archief worden opgenomen, net als andere bestanden. Het scannen zelf doet u of een gespecialiseerde partij, de inrichting van de opslag regelen wij.
Wie beslist wat er na de bewaartermijn weg mag?
Dat beslist u. Wij adviseren over de indeling en voeren het uit, maar welke gegevens u hoe lang bewaart, is een keuze van uw organisatie.
Klaar om ICT van uw bordje te halen?
Vertel ons waar u nu tegenaan loopt. In een gesprek van een uur weet u of wij bij uw organisatie passen, geheel vrijblijvend.