Bedrijfsbestanden op privéaccounts
Het begint vaak onschuldig. Iemand zet een map in zijn eigen Dropbox om thuis verder te kunnen, een collega deelt een planning via een privé Google-account en de foto’s van een klus staan op de telefoon van de uitvoerder. Na een paar jaar staan de bedrijfsgegevens verspreid over accounts die niet van het bedrijf zijn.
Dat wordt pas echt een probleem als iemand vertrekt. Het account gaat mee, en daarmee ook de bestanden, de contactgegevens van klanten en de gedeelde links. U kunt niet eens nagaan wat er precies ontbreekt.
Ook de beveiliging is dan niet in uw handen. Een privéaccount heeft misschien geen tweefactorauthenticatie en wordt ook voor andere diensten gebruikt. Lekt dat wachtwoord ergens uit, dan liggen uw bedrijfsgegevens open zonder dat u het merkt.
Eén omgeving die van het bedrijf is
Wij richten zakelijke cloudopslag in, gekoppeld aan de accounts van uw organisatie. Iedere medewerker krijgt zijn eigen ruimte in OneDrive, gedeelde mappen komen in SharePoint en samenwerken gaat via Teams. Het blijft even makkelijk als een consumentendienst, maar het beheer ligt bij u, met ons als beheerder op de achtergrond.
- Alle bedrijfsbestanden onder accounts van uw organisatie
- Bij vertrek van een medewerker blijven de bestanden gewoon van het bedrijf
- Gebruikers toevoegen of verwijderen zonder losse abonnementen
- Beveiliging met tweefactorauthenticatie op elk account
Alles bij elkaar zoeken en overzetten
De lastigste stap is uitzoeken waar alles staat. Samen met uw medewerkers maken we een lijst van de gebruikte diensten en mappen. Daarna zetten we de bestanden over naar de nieuwe structuur, waarbij we dubbele kopieën en verouderde versies zoveel mogelijk opruimen.
Pas als alles is overgezet en gecontroleerd, sluiten we de oude accounts of laten we die opzeggen. Zo voorkomt u dat er ergens nog een vergeten map blijft staan met gegevens die er niet thuishoren. Tijdens de migratie merkt u er zo min mogelijk van.
Beheer en een vaste prijs
Cloudopslag in Microsoft 365, met 1 TB OneDrive per gebruiker, zit in onze all-in pakketten. Daarin is ook een onafhankelijke back-up van de hele omgeving opgenomen, zodat een per ongeluk verwijderde map terug te halen is.
Beuningen ligt ten westen van Nijmegen langs de Waal, dicht bij ons kantoor. Het meeste regelen we op afstand. Meer informatie vindt u op de pagina cloudopslag en bij Microsoft 365.
Overstappen van Dropbox en Google Drive
Kunnen wij Dropbox niet gewoon zakelijk gaan gebruiken?
Dat kan, maar dan heeft u naast uw e-mail en Office nog een aparte omgeving met eigen accounts en beheer. Als u al Microsoft 365 gebruikt, zit de opslag daar vaak al bij en houdt u alles op één plek.
Gaan gedeelde links naar klanten verloren?
Links die naar de oude dienst verwijzen, werken na het opzeggen niet meer. We brengen vooraf in kaart welke links actief worden gebruikt, zodat u klanten tijdig een nieuwe link kunt sturen.
Kunnen medewerkers ook op hun telefoon bij de bestanden?
Ja, met de OneDrive- en Teams-app. Als u dat wilt, beveiligen we de toegang op telefoons extra, zodat bedrijfsgegevens van een verloren toestel op afstand gewist kunnen worden.
Hoeveel opslag krijgt iedere medewerker?
In de pakketten met Microsoft 365 heeft iedere gebruiker 1 TB OneDrive. Gedeelde mappen in SharePoint hebben een eigen opslagruimte voor de hele organisatie.
Klaar om ICT van uw bordje te halen?
Vertel ons waar u nu tegenaan loopt. In een gesprek van een uur weet u of wij bij uw organisatie passen, geheel vrijblijvend.