Wie mag wat zien
Op een oude netwerkschijf zijn de rechten vaak in de loop van de tijd ontstaan. Iemand kreeg tijdelijk toegang tot de map van de directie en heeft die nog steeds. Een nieuwe collega kan niet bij de projectmap, dus wordt die voor het gemak voor iedereen opengezet. Na een paar jaar weet niemand meer precies hoe het zit.
Bij een overstap naar de cloud is dat het uitgelezen moment om het goed te regelen. We richten de opslag niet in rond mappen, maar rond de mensen en teams die ermee werken.
Dat vraagt vooraf wat denkwerk, maar levert veel op. Medewerkers vinden sneller wat ze zoeken, gevoelige informatie blijft bij de juiste mensen en bij een controle of een vraag van een klant kunt u laten zien hoe de toegang geregeld is.
Een indeling per team en per rol
Samen met u maken we een overzicht van de afdelingen en de informatie die zij gebruiken. Op basis daarvan krijgt elk team een eigen omgeving in SharePoint of Teams, met rechten die aansluiten bij de rol van de medewerker.
- Een eigen ruimte voor bijvoorbeeld directie, administratie, verkoop en uitvoering
- Vertrouwelijke mappen, zoals personeelszaken, alleen zichtbaar voor wie dat moet
- Leesrechten voor wie iets alleen hoeft in te zien, bewerkrechten voor wie eraan werkt
- Rechten via groepen, zodat een nieuwe collega met één handeling alles krijgt wat bij de functie hoort
Bij in- en uitdiensttreding
Juist bij wisselingen in het team gaat het vaak mis. Een vertrokken medewerker die nog weken bij de bestanden kan, of een nieuwe collega die de eerste dag niets kan openen. Omdat de rechten per groep zijn geregeld, is dat snel en volledig aan te passen.
Personele wijzigingen en mutaties, zoals een account voor een nieuwe medewerker of het afsluiten van een vertrokken collega, vallen onder de support op afstand in onze all-in pakketten. U meldt het bij de helpdesk, wij regelen de rest.
Toegangsbeheer en beveiliging
Rechten op mappen zijn één laag. Daarbovenop regelt toegangsbeheer met Entra ID onder welke voorwaarden iemand mag inloggen, en maakt tweefactorauthenticatie een gestolen wachtwoord waardeloos. Onze processen voor informatiebeveiliging zijn ISO 27001-gecertificeerd.
Elst ligt op korte afstand van ons kantoor in Nijmegen, maar de inrichting gebeurt grotendeels op afstand. Lees meer op de pagina cloudopslag of bij Microsoft 365.
Vragen over rechten en toegang in Elst
Kunnen wij zelf rechten aanpassen, of moet dat via jullie?
Beide kan. Voor een teamruimte kunnen we een eigenaar binnen uw bedrijf aanwijzen die zelf mensen toevoegt. Voor gevoelige mappen adviseren we om wijzigingen via onze helpdesk te laten lopen, zodat het beleid consequent blijft.
Wat gebeurt er met de bestanden van iemand die vertrekt?
Gedeelde bestanden staan in de teamomgeving en blijven dus gewoon beschikbaar. Persoonlijke bestanden in OneDrive kunnen we overdragen aan een leidinggevende of collega voordat het account wordt verwijderd.
Is het niet lastig werken als niet iedereen overal bij kan?
In de praktijk werkt het juist prettiger. Medewerkers zien alleen wat voor hen relevant is en vinden hun bestanden sneller terug.
Kunnen wij controleren wie toegang heeft tot een map?
Ja. Per teamruimte en per map is te zien wie welke rechten heeft. Op verzoek lopen we dat periodiek met u na.
Klaar om ICT van uw bordje te halen?
Vertel ons waar u nu tegenaan loopt. In een gesprek van een uur weet u of wij bij uw organisatie passen, geheel vrijblijvend.