Bestanden delen buiten de deur
Weinig bedrijven werken alleen. Een offerte gaat naar een klant, tekeningen naar een onderaannemer, de jaarcijfers naar de accountant. In de praktijk gebeurt dat vaak met een bijlage in de mail, een gratis verzendsite of een usb-stick. Het werkt, maar niemand weet achteraf nog welke versie waar is beland en wie er nog bij kan.
Ook bij bedrijven in Arnhem, de hoofdstad van Gelderland, komen we dit geregeld tegen. Een gedeelde map in de zakelijke cloud lost het op een nette manier op.
Het voordeel is dat u het bestand zelf in de hand houdt. Het blijft op één plek staan, u ziet wie erbij kan en u kunt de toegang intrekken zodra een project klaar is. Een wijziging van de ontvanger komt in hetzelfde document terecht, zodat er geen verschillende versies door elkaar gaan lopen.
Zo richten wij extern delen in
Wij bouwen de opslag op in Microsoft 365, met OneDrive voor persoonlijke bestanden en SharePoint voor gedeelde mappen. Daarin bepalen we samen met u wat er naar buiten mag en onder welke voorwaarden.
- Deellinks met een vervaldatum, zodat toegang vanzelf stopt
- Delen met een specifieke persoon in plaats van met iedereen die de link heeft
- Alleen lezen of ook bewerken, per map of per bestand in te stellen
- Aparte projectmappen voor externe partners, los van uw interne structuur
- Een overzicht van wat er met wie gedeeld is
Voorkomen dat gevoelige data weglekt
Het risico bij delen is niet alleen de verkeerde ontvanger, maar ook het verkeerde bestand. Met databescherming, in Microsoft 365 bekend als DLP, kunnen we instellen dat bijvoorbeeld documenten met persoonsgegevens niet zomaar naar buiten gaan. Dat helpt ook om aantoonbaar aan de AVG te voldoen.
Daarnaast zorgen toegangsbeheer en tweefactorauthenticatie ervoor dat een gestolen wachtwoord alleen niet genoeg is om bij uw bestanden te komen. Databescherming en toegangsbeheer zitten vanaf het basic-pakket in onze all-in pakketten.
Ondersteuning vanuit Nijmegen
Het inrichten en de overstap verzorgen we grotendeels op afstand. Vragen van medewerkers, zoals hoe je een map deelt of een link intrekt, beantwoordt onze helpdesk op werkdagen van 8.00 tot 17.30 uur. Als er iemand op locatie nodig is, rijdt een engineer vanaf ons kantoor aan de Roggeweg naar Arnhem.
Meer over de mogelijkheden leest u op de pagina cloudopslag en bij Microsoft 365.
Vragen over extern delen vanuit Arnhem
Hebben onze klanten een Microsoft-account nodig om bestanden te openen?
Niet altijd. Afhankelijk van de instellingen kan een externe ontvanger een bestand openen met een eenmalige code die naar zijn e-mailadres wordt gestuurd. Hoe streng dat moet, bepalen we met u.
Kunnen wij een gedeelde link later weer intrekken?
Ja. Een link kan op elk moment worden ingetrokken of aangepast. Met een vervaldatum gebeurt dat automatisch, zodat oude links niet eindeloos blijven werken.
Zien wij wie een gedeeld bestand heeft geopend?
In Microsoft 365 is bij te houden wie toegang heeft en welke bestanden gedeeld zijn. Wij laten u zien waar u dat vindt, of controleren het periodiek voor u.
Is dit ook geschikt voor grote bestanden zoals tekeningen of video?
Grote bestanden deelt u net zo als een document, via een link naar de map in de cloud. Dat is vaak prettiger dan een e-mailbijlage die de maximale grootte overschrijdt.
Klaar om ICT van uw bordje te halen?
Vertel ons waar u nu tegenaan loopt. In een gesprek van een uur weet u of wij bij uw organisatie passen, geheel vrijblijvend.